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南方科技大学内部控制评价和建设实施路线

信息来源:深圳市财政委员会    更新时间:2017-10-24    字体大小: 【 】    [内容纠错]

  根据《财政部关于开展2016年度行政事业单位内部控制报告编报工作的通知》(财会函〔2017〕3号)要求,深圳市财政委员会高度重视、积极部署,开展市、区两级全部共1915家行政事业单位的内控报告编报工作,其中市属一级预算单位427家内控评价工作完成率100%,区属单位1410家完成率94.8%,评价结果得到了各单位的广泛重视,取得了“以评促建”的良好成效。

  在本次内控报告工作中涌现了一批积极开展内控工作的先进单位,南方科技大学积极响应,通过内部控制评价对学校业务情况进行“摸底”,查找内部控制的不足之处和薄弱环节,通过“以评促建、以建促行”的方式,有针对性的建立健全内部控制体系。经过推荐为我市教育系统内控建设典型案例,现予专栏发布,供各单位参考。

  

  南方科技大学内部控制评价和建设实施路线

  第一部分  目录

  一、 南方科技大学基本情况 3

  (一) 南方科技大学总体情况介绍 3

  (二) 南方科技大学业务管理情况 5

  (三) 南方科技大学内部控制建设情况 9

  二、 内部控制评价工作总体思路 12

  三、 内部控制评价工作实施过程 13

  (一) 内部控制评价程序和方法 13

  (二) 内部控制评价工作成果 16

  (三) 实施过程中遇到的问题和解决方法 17

  四、 经验总结 18

  (一) 内部控制评价工作取得成效 18

  (二) 内部控制评价工作主要经验 21

  第二部分  内容摘要

  内部控制评价是外部监管机构的要求,更是单位业务运行的基础和保障,通过内部控制评价对单位业务情况进行“摸底”,查找内部控制的不足之处和薄弱环节,通过“以评促建、以建促行”的方式,有针对性的建立健全内部控制体系。文章以南方科技大学内部控制评价为案例,阐述内部控制评价的意义和实施方法。

  第三部分  案例正文

  一、南方科技大学基本情况

  (一)南方科技大学总体情况介绍

  南方科技大学是由广东省领导和管理、深圳市举全市之力创建的一所公办创新型大学,目标是迅速建立成国际化高水平研究型大学,建成中国重大科学技术研究与拔尖创新人才培养的重要基地。

  我校被确定为国家高等教育综合改革实验校。2012年4月教育部同意建校,并赋予我校探索具有中国特色的现代大学制度、探索创新人才培养模式的重大使命。根据办学目标,我校致力于建设成为聚集和培养拔尖创新人才的学府,以及创造国际一流学术成果、推动科技应用、支撑深圳可持续发展的平台。

  我校位于深圳市南山区,校园占地面积194.38万平方米,规划总建筑面积为70多万平方米,分两期建设。目前正开展校园一期续建及二期项目的规划设计工作,预计2018年初步建成。

  作为一所新创大学,我校借鉴世界一流理工科大学的学科设置和办学模式,面向国家和珠三角地区战略性新兴产业发展的重大需求,以理学、工学学科为主,将兼具部分特色人文社会学科与经济、管理等学科,在本科、硕士、博士层次办学,在一系列新的学科方向上开展研究。学校目前已成立13个院系,共开设17个本科专业。未来5年,将分步成立理学、工学、生命与健康、商学、人文社会科学等学院,每个学院下设若干各系,通过跨学科的交叉,建设约26个研究中心。

  我校初步建成了一支国际化高水平的教师队伍。截至2016年10月中旬,已签约引进教师约260人,其中90%以上拥有海外工作经验,60%以上具有在世界排名前100名大学工作或学习的经历。其中包括院士14人,国家“千人计划”入选者34人、教育部“长江学者”12人,“国家自然科学基金杰出青年基金”获得者13人,“青年千人计划”入选者46人,深圳市“孔雀计划”147人。

  我校着力建立有利于教育公平、创新人才选拔的多元录取机制和先进的全面教育体系。学校率先改革招生制度,采用“基于高考的综合评价录取模式”招收优秀学生。学校以“学分制、书院制、导师制”和“国际化、个性化、精英化”为核心和特色,大力培养拔尖创新人才。学校采用书院制管理,目前共设立致仁、树仁、致诚、树德、致新、树礼6个书院。2016年9月在校生已达到3228人,其中本科生2927人,留学生7人,硕士研究生164人,博士研究生130人。到2020年,学校将有在校生8000人,其中本科生4000人,研究生4000人。前两届毕业生中超过60%被世界名校录取,绝大多数进入博士专业学习,体现出学校人才培养的质量。

  我校探索建立具有中国特色的现代大学制度,遵循理事会治理、教授治学、学术自治原则,实行党委领导下的校长负责制。2011年5月,深圳市政府发布《南方科技大学管理暂行办法》,以“一校一法”形式保障南方科技大学依法自主办学。?

  学校设理事会、党委会、校长办公会和学术委员会,建立教授委员会和顾问委员会。理事会是学校决策机构,由政府代表、学校管理团队和教职工代表以及社会知名人士等组成。顾问委员会作为咨询机构,聘请国际一流学者担任委员,为学校发展出谋划策。

  (二)南方科技大学业务管理情况

  我校具有预算盘子大、资产规模大、教职工众多等业务特点,预算、收支、采购、资产、合同、建设项目等业务管理情况具体如下:

  1.预算业务管理情况

  我校结合《中华人民共和国预算法》(2014第十二号主席令)、《关于印发<深圳市预算绩效管理暂行办法>的通知》(深财规〔2014〕8号)、《深圳市经费自理事业单位预算管理暂行规定》(深财预规〔2011〕13号)、《深圳市本级部门预算准则(试行)》(深府〔2006〕12号)等外部规定,制定《南方科技大学财务管理办法》,其中对我校预算管理进行明确规定。

  我校预算由校领导层作为预算决策层,财务部作为归口管理部门,各业务部门作为预算执行部门,每年遵循“量入未出、收支平衡”原则,采用“三上三下”方式,根据我校业务发展计划,编制下年预算,编制内容主要包括了收入预算及支出预算。我校采用预算项目卡管理方式,对各业务部门进行预算执行管理,财务部定期统计通报预算执行情况,以推动预算的执行。我校每年按照规定编制年度决算,经校长办公会、理事会审定后,上报市政府。

  我校自建校以来预算金额逐年增长,2016年年度预算已达13.15亿元,相较去年预算增长92%,预算管控需求与管理水平也逐步提高。

  

  2.收支业务管理情况

  我校收支业务主要根据《南方科技大学财务管理办法》《南方科技大学财务审批权限及付款管理办法》《南方科技大学差旅费管理暂行办法》《南方科技大学公务接待管理暂行办法》《南方科技大学教职工借款管理暂行办法》等规定进行管理。

  我校财务部负责我校费用报销的财务审核、资金支付等工作。由教学工作部、学生工作部、后勤保障部、实验室与设备管理部等部门对各类费用进行归口审核。

  据统计,我校支出项目共计53项,2015年支出共计8.86亿元,其中我校金额较大的前三项费用有:专用设备购置占比47%、基本工资占比11.77%、专用材料费占比6.88%。

  3.采购业务管理情况

  我校采购的组织形式分为政府采购和自行采购。其中在《深圳市政府集中采购目录》内或单项、批量采购金额在政府采购限额以上的货物、服务、工程均履行政府采购程序;其他在集中采购目录外且在政府采购限额下的货物、服务、工程采用自行采购等。目前自行采购的主要制度依据为《南方科技大学货物、工程及服务采购管理暂行办法》,采购方式主要包括公开招标、邀请招标、单一来源、询价等。

  采购招标领导小组为我校采购招标的领导机构,采购招标领导小组下设招标工作办公室作为该小组的常设机构,负责实施各类货物采购和工程服务项目的招标工作。

  4.资产业务管理情况

  我校依据《事业单位国有资产管理暂行办法》(2006年财政部令第36号)、《深圳市本级行政事业单位常用办公设备配置预算标准》(深财规〔2013〕20号)相关规定对我校资产进行管理。

  我校资产主要包括资金、固定资产、库存耗材等,其中固定资产分为房屋及构筑物、土地及植物、仪器仪表、机电设备、电子设备、印刷机械、卫生医疗器械、文体设备、标本模型、文物及陈列品、图书、工具、量具和器具、家具、行政办公设备、被服装具、其他等16类,2016年初,我校固定资产达7.41亿元。

  我校资产主要由后勤保障部、实验室与设备管理部对资产进行日常归口管理,财务部对资产进行账务管理。各院系部门设有资产管理员对部门资产进行日常管理。

  5.合同业务管理情况

  我校招标工作办公室为合同业务归口管理部门。签订合同前由合同签订部门根据磋商结果草拟合同文本并提交有关部门转交律师事务所审核合同文本,律师事务所出具意见函后,合同签订部门提出合同订立审批申请,申请通过后签盖公章。合同的履行由业务部门进行跟进。

  6.建设项目管理情况

  我校建设项目日常管理工作主要由基建办负责,业务管理编制校园建设规划、基本建设项目建议书、可行性研究报告、投资概算和年度投资计划概预算、建设项目设计任务书、负责招标采购、进度款支付、竣工验收、组织结算与决算、建设项目档案管理等。

  (三)南方科技大学内部控制建设情况

  我校内部控制目标旨在“规范业务、防控风险、提高效率、支持决策”,通过有效建设和实施内部控制为我校“为教育体制改革与现代化大学制度建设作示范,成为国际化高水平研究型大学”的目标奠定有力基础。

  

  我校于2016年5月-7月,通过委托第三方专业机构的形式开展内部控制审计及咨询工作,通过个别访谈、专题讨论、穿行测试、实地查验、抽样比较等方法全面对我校预算、收支、采购、合同、资产、建设项目等业务进行风险评估,并将评估结果汇编形成《内部控制制度评价报告》和《管理建议报告》。

  随后,我校结合评估所发现的风险及改进建议,开展内控框架与制度设计,搭建校级内部控制管理框架,有效运用不相容岗位相互分离、内部授权审批控制、归口管理、预算控制、财产保护控制、会计控制、单据控制、信息内部公开等内控方法,逐步对我校内部控制管理薄弱环节进行制度、流程、表单优化,并结合我校费用开支实际管控要求,针对41个重点支出事项制定了《南方科技大学费用支出指南》,明确各项费用的开支管控要求,加强了单位层面和业务层面内部控制。

  

  2016年10月,我校根据市财委发布的内部控制基础性评价指标再次对我校内部控制情况进行评价,充分利用基础性评价工作开展内控建设自查自纠,同时明确下一步内控工作的方向与目标。

  截止目前,我校已初步建立完成校一级内部控制管控框架,下一步将从业务深化和组织深化两个方向进一步持续深化我校内控工作,以实现我校内控工作的常态性和持续性。

  

  二、内部控制评价工作总体思路

  我校内部控制评价工作以经济活动合法合规、资产安全使用有效、财务信息真实完整、防范舞弊预防腐败和提高服务效率效果作为整体目标,以全面性、重要性和客观性为内控评价原则,以风险为导向,突出我校教学和科研等业务核心,面向预算、收支、采购、资产、合同、建设项目等业务,从内部控制设计有效性和执行有效性两个方面出发,开展内部控制评价。

  同时,我校不是简单的为评价而评价,而是坚持“以评促建、以建促行”,形成内部控制闭环,实现内部控制的有效运行。    

  

  三、内部控制评价工作实施过程

  (一)内部控制评价程序和方法

  1.内部控制评价程序

  我校内部控制评价工作的实施程序主要包括准备阶段、实施阶段、汇总评价结果并报告编制阶段、报告反馈和跟踪阶段:

  (1)准备阶段

  制订评价工作方案。我校根据《行政事业单位内控规范(试行)》(财会〔2012〕21号)、《关于开展行政事业单位内部控制基础性评价工作的通知》(财会[2016]11号)和《深圳市财政委员会关于开展全市行政事业单位内部控制基础性评价工作的通知》(深财会[2016]45号)等政策要求,结合我校内控需跟随业务一同快速发展的实际管理需求,分析我校管理过程中的高风险领域和重要业务事项,确定评价方法,制订了适用于我校的涵盖评价范围、工作任务、人员组织、进度安排等内容的评价工作方案,并经校长办公会审议通过后实施。

  组成评价工作组。我校领导对内控评价工作高度重视,特成立由校长陈十一同志担任组长、总会计师叶秦同志担任副组长、校各单位负责人为成员的内控评价工作领导小组,领导小组下设办公室,办公室设在财务部,负责具体任务落实和日常联系工作。同时,我校聘请第三方中介机构协助开展内控评价工作。

  (2)实施阶段

  确定评价重点。在保证对单位层面和业务层面评价全面性的同时,我校评价工作组根据日常工作所掌握的情况进一步确定了评价重点和抽样数量。评价重点但不仅限于包括预算执行、支出管理、资产管理等方面。

  开展现场评价测试。评价工作组遵循客观、公正、公平原则,综合运用各种评价方法对内部控制设计有效性和运行有效性进行现场评价测试,按要求填写工作底稿、记录相关测试结果,并对发现的内部控制问题进行充分沟通与初步认定。

  (3)汇总评价结果并报告编制阶段

  评价工作组结束现场实施后,汇总评价工作底稿,认定内部控制问题,对问题的成因、表现形式及风险程度进行定量和定性的综合分析,最终形成内控评价报告,并将内控评价报告报送校长办公会进行审议。

  (4)报告反馈和跟踪阶段

  对于本次内控评价中认定的问题,内控工作组根据校长办公会要求,提出了整改建议,要求责任单位及时整改,并及时跟进整改落实情况。

  2.内部控制评价方法

  我校内控工作组在本次内控评价中综合运用个别访谈、专题讨论、穿行测试、实地查验、抽样和比较分析等方法,充分收集内控设计有效性和运行有效性的证据:

  (1)个别访谈法

  我校在内控评价中先后对包括中高层领导、关键岗位教职工在内的58人次实施了个别访谈,主要用于收集我校内部控制管理需求和了解我校内部控制现状。

  (2)穿行测试法

  我校在内控评价中对涵盖预算、收支、采购、合同、资产、建设项目在内的所有内控流程都进行了穿行测试,在2015年1月-2016年6月期间内任意选取内控流程的一笔业务作为样本,追踪该业务从起点到终点的全过程,以此有效了解到我校内部控制设计的有效性,并识别出关键控制。

  (3)抽样法

  我校以财务凭证为起点对各项业务进行了追溯,对2014年1-4月、2015年1月-6月的凭证进行了抽样,以了解我校内部控制运行的有效性,并补充了解内控设计有效性。

  (4)实地查验法

  我校对资产、耗材等业务进行了实地查验,对其实际的业务、财务单证、业务单证进行了有效核对。

  (5)比较分析法

  我校本次内控评价采用历史数据比较分析和行业数据比较分析。对预算、收支、采购等业务进行了历史数据比较分析,有效识别了业务关注点。同时,我校由总会计师带队对北京大学、清华大学、上海交通大学、浙江大学等行业内标杆大学进行了走访调研,从财务资源、管理重点、业务程序等多方面进行了比较、分析。

  (6)专题讨论法

  我校在内控评价过程中多次集合有关专业人员进行专题讨论,主要就内部控制问题进行分析,综合讨论问题成因及改进措施,确定整改方案。

  (二)内部控制评价工作成果

  我校内部控制工作成果主要包括:

  《南方科技大学内部控制基础性评价报告》

  《南方科技大学内部控制制度评价报告》

  《南方科技大学内部控制管理建议报告》

  同时,我校结合内部控制评价结果,对我校相关制度、各项费用开支、校办企业管理等方面进行了改进,形成成果包括:

  相关制度修订

  《南方科技大学支出事项指南》

  《校办企业财务管理办法》

  《餐饮服务中心财务管理办法》

  (三)实施过程中遇到的问题和解决方法

  1.业务人员由于对内部控制不了解从而不重视

  问题:行政事业单位内部控制主要涵盖经济业务方面,因此很多业务人员对内部控制不够了解,认为内部控制是财务的事情,从而对内部控制不重视。

  解决方法:我校从两个方面有效解决了此问题,一方面为加强组织领导,在内控评价初期我校就成立了由校长陈十一同志担任组长、总会计师叶秦同志担任副组长、校各单位负责人为成员的内控评价工作领导小组,领导高度重视的同时,将各单位负责人都纳入进来,加强各单位对内控的了解和参与;另一方面,我校在内控评价过程中多次组织各单位召开内控协调会,议题包括内控评价工作任务部署、评价工作进度推进、问题及改进建议沟通等,随着内控评价工作的开展使各单位对于内部控制有了新的定义。

  四、经验总结

  (一)内部控制评价工作取得成效

  随着高等教育体制改革的不断深化,高校办学规模不断扩大,在基建工程建设、设备物资采购等方面有越来越多的决策权和自主权,教学科研、后勤保障、行政管理、校办企业等经济主体的业务活动内容不断增加,高校经济类型的多样化,在运行过程中面临的各种不确定因素也在增加,风险也在不断变大。同时,我校自建校以来业务活动内容逐年增加,资产、预算规模增速较快,但应配套的规章制度、业务流程等未及时跟上我校不断变化发展的业务。

  有鉴于此,我校通过内部控制评价工作,对全校经济活动相关的业务现状进行了全面调研和梳理,辨识各项业务风险,评估当前管控措施的设计及执行有效性,厘清问题来源,并根据我校实际管理需求制定了相应的应对策略。我校内控评价工作成效主要包括:

  1.明确了内控建设实施路径和重点

  内控建设是一项长期持续性工作,我校根据评价结果设定了各个阶段的工作重点和实施路径。对于内控评价中发现的问题可分为合规类问题和管理提升类问题。对于合规类问题我校立即整改,现均已解决。对于管理提升类问题,我校根据风险等级进行了逐步改善。现已解决了支出管理、校企管理、食堂管理等问题,对于其他问题将持续改善。

  同时,我校根据内控评价结果进一步明确了内控建设实施路径,首先搭建了统一的校级内控体系框架,以此为标准逐步向院系、业务部门、下属单位延伸,有效避免自下而上开展导致内控体系缺少整体性、系统性和普遍性的情况发生。

  

  2.为业务运行提供有效制度规范保障

  我校有较多教职工从海外归来,对国内的政策制度不甚了解,我校通过内控评价了解到大家执行起来有困难的地方,充分改善,明晰制度规范的同时提高了业务效率。

  例如,我校在内控评价中发现现有财务制度规范了费用事前申请和报销程序,但未细化到各项费用可以花在哪些方面、如何花才规范等方面,导致教职工在费用支出时从在困惑,对于不明晰的地方有的花的不合规,有的找财务人员反复沟通,降低了双方工作效率。鉴于此,我校结合费用开支实际管控需求,编拟了41个支出事项指南,在支出指南中明确了该费用的定义、支出范围、对应报销科目、支出标准、归口部门、审批权限及程序、报销所需单票据、财务审核重点、外部制度依据等,使各项费用花的合规、花的明白。

  3.形成完整内控体系闭环

  我校通过内控评价、反馈、再评价,发现在内部控制建立与实施中存在的问题,并持续的进行整改和自我完善。通过内控评价查找、分析内部控制问题并有针对性的落实整改,及时堵塞我校在运营过程中的管理漏洞,防范偏离目标的各种风险,并举一反三,从设计和执行等全方位健全我校内控制度,行政完整的内部控制体系闭环,从而促进我校内控体系的不断完善。

  

  (二)内部控制评价工作主要经验

  1.内部控制评价工作是“一把手”工程

  内部控制运行于控制环境之中,控制环境可以看作是影响内部控制评价质量的内部“气候”,影响着其他控制要素的发挥。在控制环境中,领导的重视是最重要的因素之一。处于人力资源金字塔尖的领导层的意识和行为将向下级逐级渗透,从而影响单位整体的行为模式。同时,领导的廉正和道德观,也在确定组织道德的高层基调方面扮演了十分关键角色。因此,从本质上来说,内控工作就是“一把手”工程,领导的重视程度直接影响到内部控制评价和实施的成败,没有领导支持的评价和建设工作往往会流于形式。我校领导对内控评价工作表示了高度重视和大力支持,校领导挂帅担任内控评价领导小组组长及副组长,并多次在校长办公会上或开专题会议审议、协调内控评价工作。这种重视和支持,为我校内控工作打下良好基础。

  2.内部控制评价工作需借助外力

  内控评价和建设工作涉及制度创新和工作方式转变,任务艰巨,面临许多矛盾和困难,如仅依靠某一部门力量开展,缺乏精力和专业知识,很难保证内控工作的效率和效果。借助外部力量,通过与第三方中介机构合作,获取其专业方法论支撑和丰富的实务经验,确保内控评价工作的顺利实施,同时在共同工作中有效实现知识转移。

  3.须持续跟进内部控制评价结果整改

  内控评价的作用是“以评促建、以建促行”,内控评价结果的整改落实才是内控评价的重中之重。因此内控评价工作结束后,须落实内控评价结果整改责任和整改周期,持续跟进内控评价结果的整改情况。

  4.内部控制须通过信息化落地

  标准制定是内部控制的基础,有效实施是内部控制的灵魂。内部控制的科学理念并不是体现在制度的堆砌,而是根植于组织持续运行过程之中,而要做到这一点,就要借助信息化手段。信息化作为内部控制制度的载体,在实施信息化的过程中,自然会将内部控制的管理理念灌输至系统程序中,从而将制度和流程进行“固化”并达到常态化,真正实现从“人治”管理向“法治”管理和科学管理的转变。

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